Precisamos falar sobre produtividade

Muitas organizações ainda batem na mesma tecla de que ser produtivo é chegar às 8h e sair às 18h. Pontualidade em nada deve ser confundido com produtividade. De nada vale um colaborador que cumpre 8 horas de trabalho enrolando, insatisfeito, e perdido sem saber o que fazer primeiro.

Esse pensamento deriva da Revolução Industrial, quando um funcionário levava um tempo X para executar uma ação padrão e repetitiva. Divida o tempo de trabalho dele pelo tempo da ação e você sabe perfeitamente a produtividade esperada. Hoje, o paradigma é outro. Como explica Mauro Amaral, “ser mais produtivo é, entre outras coisas, trabalhar menos”.

Um funcionário pode levar mais ou menos tempo em cada atividade e, principalmente quando trabalhamos com informação, os resultados variam em muito. No caso da MBR11, por exemplo, um problema em um computador pode ser resolvido de várias formas. Cada técnico pode ir por um caminho diferente, pode levar um tempo diferente, mas isso não significa ser certo ou errado. Alguém produtivo, é uma pessoa que consegue visualizar seus processos, como melhorá-los e se esforça para isso.

Então será que a melhor forma de avaliar um colaborador é analisando seu cartão-ponto? Esses dados não são capazes de gerar conhecimento sobre o que está acontecendo com a equipe ou o que eles estão produzindo. O ideal é avaliar o que cada um produz, em quanto tempo e em que condições. Para isso acontecer, a gerência deve manter contato constante com sua equipe para saber o que está acontecendo, se a equipe está se esforçando e se eles têm tudo de que precisam para produzir. Afinal de contas, saber se a equipe está produzindo é muito melhor do que saber se eles estão presentes.

Mas pode-se afirmar que os colaboradores possuem todas as ferramentas possíveis para serem produtivos? Com nossa experiência ajudando empresas na gestão de tecnologia, percebemos alguns problemas comuns que afetam negativamente a produtividade de uma organização. Organizamos uma pequena lista:

1) Equipamentos adequados

Nas empresas que atendemos, temos muitos casos de computadores antigos ou que não atendem às necessidades do colaborador e ele perde mais tempo tentando trabalhar do que de fato trabalhando. São pequenos problemas como lentidão para executar um comando, ou uma conexão de Internet instável e podem fazer qualquer um se incomodar. Além de frustrado, essas limitações se acumulam e, a longo prazo, a empresa perde dias de trabalho em besteiras.

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2) Treinamentos

Mas indo além das falhas técnicas, existe o fator do conhecimento. Alguns colaboradores podem não estar devidamente treinados ou preparados para usar aquele equipamento ou sistema da melhor forma possível. Problema, esse, muito esquecido pelos gestores que apenas implementam um sistema de processos e espera que seus colaboradores comecem a utilizá-lo. O ideal é sempre deixar claro para os colaboradores que mudanças estão sendo feitas para que eles possam participar do processo, aprendendo e ensinando os colegas a fazer as coisas do jeito novo (e melhor).

3) Sistemas

O sistema de gestão da sua empresa se limita a um conjunto de planilhas no Excel? Não leve a mal, a ferramenta é ótima, mas existem soluções no mercado muito mais interessantes que permitem desde ter um controle financeiro, gestão de relacionamento com os clientes, gestão de projetos e tarefas entre outros processos que podem ser automatizados. A escolha do sistema adequado pode afetar diretamente a sua produtividade.

O caminho para a produtividade

Ok. Então para melhorar a produtividade basta eu manter meus computadores funcionando adequadamente, treinar minha equipe e ter um sistema eficaz? É um bom começo. Depois disso, lembre-se de monitorar o processo e certifique-se de manter esse ciclo funcional. Não basta comprar novos computadores e larga-los nas mãos dos usuários. Considere manter um plano de Suporte Técnico para garantir que eles sejam constantemente monitorados e ajustados.

Você também pode contar com serviços de consultoria que são um excelente custo-benefício na hora de implementar novos sistemas e treinar seus colaboradores. Além de conhecimento técnico, a consultoria possui experiência para compartilhar e ajudar que sua organização não tenha problemas futuros.

Não se esqueça dessas dicas, e aproveite para atualizar a sua empresa. Melhorando a produtividade, você não só melhora sua lucratividade como também pode melhorar a autoestima de seus colaboradores que sentem-se mais relevantes e podem participar mais ativamente das atividades da organização.