Empresa parada por causa de TI? É pior do que você imagina

Todo empreendedor dá duro para montar sua empresa, fazê-la crescer e garantir que tudo aconteça como deve acontecer. O empresário define processos, monta uma equipe, investe em equipamentos e suprimentos e ainda prospecta para garantir receita e, no fim das contas, só ele é capaz de saber quanto custa tudo isso, sua hora técnica, o valor de seus colaboradores, etc.

Por ter um custo elevado, toda empresa sabe que precisa maximizar sua produtividade, elevando assim a lucratividade que é resumidamente o resultado de tanto trabalho menos o custo desse trabalho. Mas e se não for possível trabalhar?

Imagine um dia de sua empresa em que ninguém trabalha. Você precisa pagar seus colaboradores da mesma forma, suas contas de energia, água, Internet, telefonia e o aluguel continuam vindo, isso sem falar dos impostos. E enquanto isso, sua equipe estagnada, de mãos atadas. Um dia de empresa parada é sinônimo de desperdício e pode, inclusive, se tornar um grande prejuízo para o seu negócio.

Quanto custa a sua empresa parada?

Agora chegamos à grande questão que aterrorizaria qualquer empreendedor. E se, por alguma razão, sua principal ferramenta de trabalho deixar de funcionar? Em casos extremos, os chamados desastres podem paralisar uma companhia inteira e a perda de dados pode afetar em dias, se não meses, o trabalho. Mas não se preocupe, se você garantir um mínimo de estrutura de segurança, a possibilidade de você ter problemas com um desastre é pequena, mas isso é assunto para outro artigo.

O que estamos falando aqui é sobre os pequenos momentos ao longo do ano que você perde tentando ajustar sua impressora, ligar um computador travado ou aturar a lentidão de um sistema com vírus. Você já parou pra calcular quanto tempo sua empresa desperdiça por coisas bobas como essas?

Bem, a Techaisle e a Intel fizeram um estudo e descobriram que em média, as empresas gastam uma semana inteira de trabalho ao ano só por causa de tecnologia desatualizada e falhas. Vamos fazer um exercício mental para calcular o impacto disso. Imaginemos uma empresa que:

• Possui 100 funcionários;
• Tem uma média salarial de R$ 1.000,00;

Essa empresa para uma semana no ano só por causa de pequenos problemas. São 40 horas de trabalho de cada um dos 100 funcionários, ou seja, R$ 25.000,00 completamente desperdiçados. Vale dizer que essa é apenas a perda direta. Some encargos trabalhistas, custos fixos e eventuais perdas de contrato causados por atrasos de entrega e você tem estragos muito maiores.

Que soluções eu tenho?

Um dos principais pontos apontados pela pesquisa da Techaisle e da Intel, fala sobre a obsolescência dos equipamentos utilizados. Eles afirmam que fazer a manutenção de computadores antigos é cerca de 1,5 vezes mais caro do que em computadores recentes. Manter seus equipamentos atualizados, com menos de 4 anos de uso é uma forma de evitar problemas futuros e, inclusive, de economizar, uma vez que o custo de reparo ao longo do tempo pode ser maior do que o da troca.

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Outro aspecto importante é o de trabalhar com a prevenção. Avalie sua estrutura de Tecnologia da Informação e verifique se tudo está onde devia estar, se seu equipamento está em ordem e funcionando. Para isso, elabore um inventário de seus ativos de TI e busque por algum programa ou empresa que ajude a gerenciar esses ativos.

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Dependendo do porte de sua empresa, talvez seja interessante considerar um plano de recuperação de desastres para ter soluções de TI prontas para caso algo de errado aconteça. Mas independente do tamanho do seu negócio, contratar um plano de suporte técnico é uma forma barata e economicamente segura de manter seu equipamento funcionando e resolver falhas rapidamente sem ter que apelar para técnicos de informática sempre que um problema surgir.

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Independentemente de que solução optar, é aconselhável o acompanhamento de um profissional para garantir que tudo seja feito da melhor forma possível e evitar que improvisos e remendos resultem em problemas ainda maiores. Lembre-se que o objetivo é evitar que sua empresa fique parada e a tecnologia pode ser seu principal aliado, e não seu inimigo.